Vandaag heeft de overheid een belangrijke circulaire uitgebracht over de terugbetaling van laadkosten voor werknemers die hun EV thuis opladen. In dit blogartikel geven we een helder overzicht van wat deze regelgeving betekent voor bedrijven en werknemers. 

Terugbetaling van elektriciteitskosten

Belangrijk om te weten voor de terugbetaling van laadkosten is het verschil tussen: 

• Kosteloze verstrekking van elektriciteit: de werkgever betaalt direct aan de energieleverancier.

• Terugbetaling van elektriciteitskosten: de werknemer betaalt zelf de elektriciteit en krijgt dit (deels) terugbetaald door de werkgever.
  
  Voorbeelden van kosteloze elektriciteit:
  1.  Een laadpas van de werkgever waarmee de werknemer kan laden bij publieke laadpalen.
  2. Gratis opladen van bedrijfswagens op de bedrijfsparking.
  3. Een aparte elektriciteitsmeter bij de werknemer thuis, waarvoor de werkgever een apart energiecontract afsluit. 

Bij kosteloze elektriciteit is dit inbegrepen in het forfaitaire voordeel van alle aard (VAA) voor het gebruik van de bedrijfswagen. Er komt geen extra belasting bij. Bij een terugbetaling van elektriciteit wordt het anders: dit is geen onderdeel van het forfaitaire voordeel. Het wordt apart gezien en heeft specifieke belastingregels.

Terugbetaling voor het opladen van de EV thuis

Werkgevers zijn verplicht om werknemers terug te betalen op basis van de werkelijke elektriciteitskosten. Dit betekent dat de kosten die een werknemer maakt om zijn of haar elektrische voertuig op te laden, bewezen moeten worden. Er wordt voor de terugbetaling fiscaal een onderscheid gemaakt van het type verplaatsing dat de werknemer maakt: 

• • Professionele verplaatsingen: 
    Als de werkgever elektriciteit terugbetaalt voor zakelijke ritten, is dit niet belastbaar. De werkgever moet wel aantonen dat:
            - De vergoeding echt bedoeld is voor zakelijke kosten.
            - Deze kosten ook echt gemaakt zijn.
    

• Woon-werkverkeer:
  De terugbetaling van elektriciteitskosten voor woon-werkverkeer wordt gezien als een belastbaar voordeel. Voor 2025 kunnen werknemers met een forfaitaire beroepskostenaftrek een vrijstelling krijgen tot €490 per jaar.
  
  

• Privégebruik
  Elektriciteitskosten die verband houden met privéritten vormen altijd een belastbaar voordeel van alle aard.
  

Gebruik van vast bedrag per kWh is toegestaan

In de praktijk kan het lastig zijn om exacte elektriciteitskosten te berekenen, bijvoorbeeld door verschillende tarieven of gebruik van zonnepanelen. Daarom mag een vast bedrag per kWh worden gebruikt, zolang dit niet hoger is dan het CREG-tarief.

Dit biedt zowel werknemers als werkgevers een eenvoudige manier om kosten te berekenen en administratieve lasten te beperken. Dit is echter maar een tijdelijke oplossing, de tolerantie om dit vast bedrag te hanteren loopt af op 31 december 2025.

Maximale tarieven voor het eerste kwartaal van 2025 die men kan hanteren:

• Vlaanderen: 28,22 cent/kWh
• Brussel: 32,94 cent/kWh
• Wallonië: 32,56 cent/kWh
• Nationaal tarief*: 28,22 cent/kWh

*Het nationale tarief mag ook gehanteerd worden, bijvoorbeeld voor bedrijven die slechts één tarief wensen te hanteren voor al hun werknemers, ongeacht of ze in Vlaanderen, Brussel of Wallonië wonen. Voor het nationale tarief zal er altijd gekeken worden naar het laagste tarief van de 3 gewesten. In Q1 van 2025 is dat dus het Vlaamse tarief. 

Uitzonderingen voor thuisladen

Om de vergroening van het wagenpark te stimuleren, staat de overheid onder voorwaarden een afwijking toe voor het thuisladen van een elektrische bedrijfswagen.

Voorwaarden

De volgende voorwaarden moeten vervuld zijn:

• De werkgever stelt een laadpaal of smart cable thuis ter beschikking van de werknemer.
• De laadpaal heeft een communicatiesysteem dat het verbruik rapporteert aan de werkgever.
• De car policy van het bedrijf voorziet in de terugbetaling van de thuis verbruikte elektriciteit.

Als aan deze voorwaarden is voldaan, wordt de terugbetaling van thuis ‘getankte’ elektriciteit fiscaal gelijkgesteld aan een bedrijfswagen met tankkaart. Dit betekent:

• Er wordt slechts één ‘voordeel van alle aard’ belast, namelijk dat van de elektrische bedrijfswagen.
• De terugbetaling van de laadkosten wordt niet extra belast, op voorwaarde dat het enkel gaat om elektriciteit verbruikt door de bedrijfswagen.

De werkgever moet de terugbetaling baseren op de werkelijke elektriciteitskosten van de werknemer. Dit kan worden bewezen met alle gebruikelijke bewijsmiddelen, behalve een eed.

Soepelheid voor terugbetalingen vóór 2025

Terugbetalingen van elektriciteitskosten die betrekking hebben op de periode vóór 1 januari 2025 zullen met enige soepelheid worden beoordeeld. Dit geldt alleen als de terugbetalingen eerlijk zijn gedaan met behulp van de CREG-boordtabel. Deze benadering geeft bedrijven extra ademruimte om de regelgeving correct te implementeren.

Wat betekent dit voor klanten van Pluginvest?

• Correcte terugbetaling: Bij Pluginvest gebruiken we standaard het transparante CREG-tarief voor terugbetalingen. Dit zorgt ervoor dat de terugbetaling altijd nauwkeurig en volgens de regelgeving verloopt.
  
  
• Slimme laadoplossingen: Onze slimme laadstations maken het mogelijk om als werkgever exact inzicht te krijgen in de werkelijke elektriciteitskosten van elke laadsessie. Zo blijven kostenbeheer en administratie eenvoudig.
  
  
• MID-gecertificeerde laadpalen: Alle Pluginvest-laadpalen zijn uitgerust met een MID-certificaat, een wettelijke vereiste voor nauwkeurige kWh-metingen. Dit certificaat is vanaf 2025 onmisbaar voor een correcte registratie van laadkosten
  
  

Meer info over de nieuwe circulaire vind je op de website van de overheid.